A well-planned meeting helps ensure

A well-planned meeting helps ensure effective meeting minutes. If the Chair and the Secretary or minutes-taker work together to ensure the agenda and meeting are well thought out, it makes minute taking much easier. For example, depending on the meeting structure and the tools you use (see Tools below), the minutes-taker could work with the Chair to create a document format that works as an agenda and minutes outline as well – here’s are some examples.

Minutes Outline

Meeting agenda = outline:

At the very least, it’s important to get a copy of the meeting agenda and use it as a guide or outline for taking notes and preparing the minutes – with the order and numbering of items on the minutes matching those of the agenda. In addition, the agenda and/or meeting notice also provides information that will need to be included in the minutes, such as:

the names of all the meeting attendees, including guests or speakers
documents that are sent out with the agenda or handed out in the meeting – copies (digital or hard copy) of handouts should be stored with the meeting minutes for future reference and for sharing with those who were unable to attend the meeting (and others as determined by the meeting’s Chair).
Clarifying Expectations:

When you take on a new role as minutes-taker or Secretary, be sure to ask the Chair of the committee or Board what their expectations are of your role during the meeting, as well as the type of detail he/she expects in the minutes. For example, if your Board or committee will be dealing with motions, or voting on items/issues, be clear on whether you need to offer names of those making motions, seconding, etc. If you will be dealing with this type of procedures, you (and your Chair) may want to refer to Robert’s Rules of Order – here’s a link to an online “Introduction to Robert’s Rules”.

2. Record taking - what should be included?
Before you start taking notes, it’s important to understand the type of information you need to record at the meeting. As noted earlier, your organization may have required content and a specific format that you’ll need to follow, but generally, meeting minutes usually include the following:

Date and time of the meeting
Names of the meeting participants and those unable to attend (e.g., “regrets”)
Acceptance or corrections/amendments to previous meeting minutes
Decisions made about each agenda item, for example:
Actions taken or agreed to be taken
Next steps
Voting outcomes – e.g., (if necessary, details regarding who made motions; who seconded and approved or via show of hands, etc.)
Motions taken or rejected
Items to be held over
New business
Next meeting date and time
Tips that might help your note taking:

Create an outline – as discussed earlier, having an outline (or template) based on the agenda makes it easy for you to simply jot down notes, decisions, etc. under each item as you go along. If you are taking notes by hand, consider including space below each item on your outline for your hand-written notes, then print these out and use this to capture minutes.
Check-off attendees as they enter the room - if you know the meeting attendees, you can check them off as they arrive, if not have folks introduce themselves at the start of the meeting or circulate an attendance list they can check-off themselves.
Record decisions or notes on action items in your outline as soon as they occur to be sure they are recorded accurately
Ask for clarification if necessary – for example, if the group moves on without making a decision or an obvious conclusion, ask for clarification of the decision and/or next steps involved.
Don’t try to capture it all – you can’t keep up if you try to write down the conversation verbatim, so be sure to simply (and clearly) write (or type) just the decisions, assignments, action steps, etc.
Record it – literally, if you are concerned about being able to keep up with note taking, consider recording the meeting (e.g., on your smart phone, iPad, recording device, etc.) but be sure to let participants know they are being recording. While you don’t want to use the recording to create a word-for-word transcript of the meeting, the recording can come in handy if you need clarification.
3. The Minutes Writing Process
Once the meeting is over, it’s time to pull together your notes and write the minutes. Here are some tips that might help:

Kết quả (Việt) 1:

Một cuộc họp lên kế hoạch tốt giúp đảm bảo biên bản họp hiệu quả. Nếu chủ tịch và thư ký hoặc taker phút làm việc cùng để đảm bảo chương trình nghị sự và hội nghị cũng nghĩ ra, nó làm cho phút tham gia dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, tùy thuộc vào cấu trúc của cuộc họp và các công cụ bạn sử dụng (xem công cụ dưới đây), taker phút có thể làm việc với ghế để tạo ra một định dạng tài liệu làm việc như một chương trình nghị sự và phút phác thảo là tốt-ở đây là có một số ví dụ.Phút phác thảoChương trình nghị sự cuộc họp = phác thảo:Ít nhất, điều quan trọng là để có được một bản sao của chương trình nghị sự cuộc họp và sử dụng nó như là một hướng dẫn hoặc phác thảo cho các ghi chú và chuẩn bị phút-với đơn đặt hàng và đánh số các mặt hàng trên phút phù hợp với những người trong chương trình nghị sự. Ngoài ra, các thông báo chương trình nghị sự và/hoặc cuộc họp cũng cung cấp các thông tin mà sẽ cần phải được bao gồm trong vài phút, chẳng hạn như:tên của tất cả các cuộc họp người tham dự, trong đó có khách hoặc loatài liệu được gửi ra với các chương trình hoặc phát ra ở Hội nghị-bản sao (kỹ thuật số hoặc bản sao cứng) của các tờ rơi nên được lưu trữ với các biên bản họp để tham khảo trong tương lai và để chia sẻ với những người không thể tham dự các cuộc họp (và những người khác theo quyết định của chủ tịch của hội).Làm rõ những mong đợi nhất:Khi bạn đi trên một vai trò mới là phút-taker hoặc thư ký, hãy chắc chắn để yêu cầu chủ tịch Uỷ ban hoặc hội đồng quản trị kỳ vọng của họ là gì của vai trò của bạn trong cuộc họp, cũng như các loại chi tiết anh/cô ấy dự kiến trong biên bản. Ví dụ, nếu hội đồng quản trị hoặc ủy ban của bạn sẽ được giao dịch với các chuyển động hoặc biểu quyết về các vấn đề/mục, rõ ràng về việc liệu bạn cần phải cung cấp tên của những người làm cho chuyển động, seconding, vv. Nếu bạn sẽ giao dịch với các loại thủ tục, bạn (và ghế của bạn) có thể tham khảo quy định thứ tự của Robert-đây là một liên kết đến một "giới thiệu trực tuyến của Robert quy định".2. Hồ sơ tham gia - những gì nên được bao gồm?Trước khi bạn bắt đầu ghi chú, điều quan trọng là phải hiểu các loại thông tin bạn cần để ghi lại tại hội nghị. Như đã nêu trước đó, tổ chức của bạn có thể đã yêu cầu nội dung và định dạng cụ thể mà bạn sẽ cần phải làm theo, nhưng nói chung, phút họp thường bao gồm:Ngày và thời gian của cuộc họpTên của những người tham gia cuộc họp và những người không thể tham dự (ví dụ như, "hối tiếc")Chấp nhận hoặc chỉnh sửa/sửa đổi các biên bản họp trướcQuyết định về từng khoản mục chương trình nghị sự, ví dụ:Hành động thực hiện hoặc đã đồng ý để được thực hiệnBước tiếp theoBỏ phiếu kết quả-ví dụ: (nếu cần thiết, chi tiết liên quan đến những người thực hiện chuyển động; người seconded và được chấp thuận hoặc thông qua Hiển thị của bàn tay, v.v..)Chuyển động thực hiện hoặc bị từ chốiCác mục sẽ được tổ chứcKinh doanh mớiTiếp theo cuộc họp ngày và thời gianLời khuyên có thể giúp bạn chụp lưu ý:Tạo một phác thảo-như đã thảo luận trước đó, có một phác thảo (hay mẫu) kiểu dựa trên chương trình nghị sự làm cho nó dễ dàng để bạn có thể chỉ đơn giản là jot xuống ghi chú, quyết định, vv trong mỗi mục như bạn đi cùng. Nếu bạn đang dùng ghi chú bằng tay, hãy xem xét bao gồm các khoảng trống bên dưới mỗi mục trên phác thảo của bạn cho các ghi chú viết tay, sau đó in chúng ra và sử dụng để nắm bắt các phút.Người tham dự kiểm tra ra khi họ bước vào phòng - nếu bạn biết những người tham dự cuộc họp, bạn có thể kiểm tra xem chúng khi họ đến, nếu không có người giới thiệu mình bắt đầu cuộc họp hoặc lưu hành một danh sách tham gia họ có thể kiểm tra-off bản thân.Quyết định ghi âm hoặc ghi chú về các mục hành động trong phác thảo của bạn ngay sau khi chúng xảy ra để đảm bảo họ được ghi lại chính xácYêu cầu làm rõ thêm nếu cần thiết-ví dụ: Nếu nhóm di chuyển trên mà không làm cho một quyết định hoặc một kết luận rõ ràng, yêu cầu làm rõ của quyết định và/hoặc tham gia các bước tiếp theo.Không cố gắng nắm bắt tất cả-bạn không thể theo kịp nếu bạn cố gắng ghi lại cuộc đàm thoại đúng nguyên văn, do đó hãy chắc chắn để chỉ đơn giản là (và rõ ràng) viết (hoặc gõ) vừa ra quyết định, bài tập, các bước hành động, vv.Ghi lại nó-nghĩa là, nếu bạn đang quan tâm về việc có thể để theo kịp với lưu ý dùng, hãy xem xét ghi âm cuộc họp (ví dụ, trên điện thoại thông minh, iPad, ghi âm điện thoại, vv) nhưng chắc chắn để cho những người tham gia biết họ đang ghi âm. Trong khi bạn không muốn sử dụng các ghi âm để tạo ra một bảng điểm từ cuộc họp, ghi âm có thể có ích nếu bạn cần phải làm rõ.3. biên bản viết quá trìnhSau khi cuộc họp trên, đó là thời gian để kéo nhau ghi chú của bạn và ghi biên bản. Đây là một số mẹo có thể giúp:

Kết quả (Việt) 2:

Một cuộc họp lên kế hoạch tốt sẽ giúp đảm bảo biên bản cuộc họp hiệu quả. Nếu Chủ tịch và Tổng thư ký hoặc công việc phút-taker với nhau để đảm bảo chương trình nghị sự và họp cũng nghĩ ra, nó làm cho phút dùng dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, tùy thuộc vào cấu trúc họp và các công cụ bạn sử dụng (xem Công cụ dưới đây), biên chép có thể làm việc với Chủ tịch để tạo ra một định dạng tài liệu hoạt động như một chương trình nghị sự và phút phác thảo cũng như -. Ở đây của một số ví dụ Phút Outline họp chương trình = outline: ít nhất, điều quan trọng để có được một bản sao của chương trình họp và sử dụng nó như là một hướng dẫn hoặc đề cương để ghi chép và lập biên - với thứ tự và số thứ tự của các mục trên phút phù hợp với những người chương trình nghị sự. Ngoài ra, chương trình nghị sự và / hoặc cuộc họp báo cũng cung cấp thông tin mà sẽ cần phải được đưa vào biên bản, chẳng hạn như: tên của tất cả những người tham dự cuộc họp, bao gồm khách hoặc loa tài liệu được gửi ra với chương trình nghị sự hoặc phát trên hội nghị - bản sao (bản sao kỹ thuật số hoặc cứng) của tài liệu phát nên được lưu trữ với các biên bản cuộc họp để tham khảo trong tương lai và để chia sẻ với những người không thể tham dự cuộc họp (và những người khác theo quyết định của Chủ tịch của cuộc họp). làm rõ kỳ vọng: Khi bạn đảm nhận một vai trò mới như biên chép hoặc Bí thư, hãy chắc chắn để yêu cầu Chủ tịch ủy ban hoặc hội đồng quản trị những gì mong đợi của họ là về vai trò của mình trong cuộc họp, cũng như các loại chi tiết ông / bà mong vào biên bản. Ví dụ, nếu Hội đồng hoặc Uỷ ban của bạn sẽ được xử lý chuyển động, hoặc bỏ phiếu vào các mặt hàng / vấn đề, ​​rõ ràng vào việc bạn cần phải cung cấp tên của những người làm cho chuyển động, biệt phái, vv Nếu bạn sẽ phải làm việc với các loại thủ tục, bạn (và Chủ tịch của bạn) có thể muốn tham khảo quy định về trật tự của Robert - đây là một liên kết đến một "Giới thiệu về Nội quy của Robert" trực tuyến. 2. Ghi chép - những gì cần đưa Trước khi bạn bắt đầu ghi chú, điều quan trọng là phải hiểu các loại thông tin bạn cần để ghi lại tại cuộc họp. Như đã đề cập trước đó, tổ chức của bạn có thể có nội dung yêu cầu và một định dạng cụ thể mà bạn sẽ cần phải làm theo, nhưng nói chung, đáp phút thường bao gồm: Ngày và thời gian của cuộc họp Tên của những người tham gia cuộc họp và những người không thể tham dự (ví dụ như , "hối tiếc") Chấp nhận hoặc điều chỉnh / sửa đổi biên bản cuộc họp trước đó quyết định thực hiện về mỗi chương trình nghị sự, ví dụ: Hành động hoặc thoả thuận sẽ đưa bước tiếp bỏ phiếu kết quả - ví dụ, (nếu cần thiết, chi tiết liên quan đến những người làm chuyển động; người biệt phái và được chấp thuận hoặc thông qua chương trình của bàn tay, vv) Motions thực hiện hoặc từ chối mục được tổ chức trong doanh nghiệp mới tiếp ngày họp và thời gian Lời khuyên có thể giúp lấy ghi chú của bạn: Tạo một phác thảo - như đã thảo luận trước đó, có một phác thảo (hay mẫu) dựa trên chương trình nghị sự làm cho nó dễ dàng cho bạn chỉ đơn giản là ghi lại các ghi chú, các quyết định, vv theo từng hạng mục như bạn đi cùng. Nếu bạn đang ghi chép bằng tay, hãy xem xét bao gồm cả không gian dưới mỗi mục trên phác thảo của bạn cho các ghi chú viết tay của bạn, sau đó in này ra và sử dụng để chụp phút. Kiểm tra-off tham dự khi họ bước vào phòng - nếu bạn biết cuộc họp người tham dự, bạn có thể đánh dấu chúng khi họ đến nơi, nếu không có folks giới thiệu bản thân khi bắt đầu cuộc họp hoặc lưu một danh sách tham dự họ có thể kiểm tra-off mình. quyết định ghi hoặc ghi chú trên các hành động trong phác thảo của bạn ngay khi chúng xảy ra để đảm bảo họ được ghi chép chính xác yêu cầu làm rõ nếu cần thiết -. Ví dụ, nếu nhóm di chuyển trên mà không làm cho một quyết định hoặc kết luận rõ ràng, yêu cầu làm rõ các quyết định và / hoặc các bước tiếp theo liên quan đến Đừng cố gắng để nắm bắt nó tất cả - bạn không thể theo kịp nếu bạn cố gắng để viết ra những chuyện đúng nguyên văn, vì vậy hãy chắc chắn để đơn giản (và rõ ràng) viết (hoặc gõ) chỉ các quyết định, bài tập, các bước hành động, vv Ghi nó - nghĩa là, nếu bạn lo ngại về việc có thể theo kịp với ghi chú, xem xét ghi các cuộc họp (ví dụ, trên điện thoại của bạn thông minh, iPad, thiết bị ghi âm, vv), nhưng chắc chắn để cho người tham gia biết rằng họ đang bị ghi âm. Trong khi bạn không muốn sử dụng các ghi âm để tạo ra một từ cho từ bảng điểm của cuộc họp, ghi âm có thể có ích nếu bạn cần phải làm rõ. 3. Quá trình Biên Viết Một khi cuộc họp kết thúc, đó là thời gian để kéo nhau ghi chú của bạn và ghi vào biên bản. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp: