Milestones are interim events or po

Milestones are interim events or points in time during the project which

identify the completion of a significant segment. They are most useful as

measuring or tracking points to gauge the progress of the project.

Some milestones are “business-critical” milestones, in that they are not

just a mechanism for giving the team interim targets; they have special

significance, such as a contractual date with a customer.

Different individuals may identify different numbers of milestones based

on their role in the project. For example, the project sponsor may identify

three significant milestones as indicators of how the project is

progressing, whereas a team leader may identify eight milestones or

checkpoints within a particular phase.

A milestone should be identified to indicate the completion of each phase

of the project.

Levels 3 and 4+ – Activities & Tasks: Each phase of a project is composed

of a number of major activities that will lead to achieving one or more

deliverables. Activities are composed of a series of tasks that are the

lowest level of detail that can comfortably be managed. Team members

who will be performing the tasks should be involved in the activity/task

planning process. Estimates of time to complete each task should be

based on typical work effort required and then may be adjusted to reflect

"real world" conditions.



How to Engage the Team in Creating the WBS

This is a team process and should not be done by the Project Manager

alone. Plan to engage the project team to analyze and break down the

work into a sequence of deliverables, activities, and tasks until the detail

defines a manageable project.

Here is a suggested process:

 The Project Manager can propose what the top level of the WBS

 Call a core team meeting to review the suggested top level of the

should be.

WBS and define the next level of detail. In the meeting, agree on

the top level of the WBS and brainstorm a list of items to include at

Level 2 (e.g. deliverables that would show up for each major

Phase.)

 Work collaboratively to identify subsequent levels of WBS detail, by

 Publish the draft WBS to team members and others to sanity check

drafting WBS activities and tasks onto a whiteboard or flipchart

paper on the walls, or by writing deliverables, activities, and tasks

on sticky notes and sticking them to the whiteboard or wall

underneath the appropriate top level section of the WBS.

the contents, and identify additional work. Ultimately the WBS

should take into account information from:

 other team members

 other project managers who have done similar work

 previous project reviews

 other appropriate groups

 expert opinion

 existing WBS templates

 Get the feedback and incorporate it into the WBS

 Review the updated WBS with the team and determine whether

you’re ready to proceed to the next step of Planning: assigning

resources to the tasks in the WBS.

No forgotten tasks: Project delays are often caused by forgotten tasks,

rather than inaccurate estimates. Ensure you have included tasks for:

 planning the project

 approval cycles

 key project meetings

 management/customer interfaces

 quality inspections/fixing defects

 training

 management

 test planning, development & execution

 project reviews and project closing

Work Breakdown Structure (WBS) captures all elements of projects in an

organized fashion. Breaking down large, complex projects into smaller

project pieces provides a better framework for organizing and managing

current and future projects. WBS facilitates resource allocation, task assignment, measurement and control of project cost and billing. The

WBS is utilized at the beginning of the project to define scope, identify

cost centers and is the starting point to developing project plans/Gantt

charts.

4 - ORGANIZATION BREAKDOWN STRUCTURE (OBS)

Organization Breakdown Structure is a hierarchical model describing the

established organizational framework for project planning, resource

management, time and expense tracking, cost allocation, revenue/profit

reporting, and work management. The Organization Breakdown Structure

groups together similar project activities or “work packages” and relates

them to the organization’s structure.

OBS is used to define the responsibilities for project management, cost

reporting, billing, and budgeting and project control. The OBS provides

an organizational rather than a task-based perspective of the project.

The hierarchical structure of the OBS allows the aggregation (rollup) of

project information to higher levels. When project responsibilities are

defined and work is assigned, the OBS and WBS are connected providing

the possibility for powerful analytics to measure project and workforce

performance at a very high level (example business unit performance) or

down to the details (example user work on a task).

To develop an Organization Breakdown Structure (OBS):

 Draw of the entire organization as a hierarchy

 Define all departments and project teams.

 Specify functional (where cost for the work the user does is

allocated to) and approval (who approves the work the user

performs and any leave time approvals) groups for every user.

The following is a sample OBS:

Main steps to follow to input data using Primavera software for the

project master plan preparation. (See annex #....)

 List of main activities, target, constraints and milestones.

 Establish calendars to control different types of work and different

 Establish a coding system (WBS) to organize, categorize and control

 Enter activities in Primavera.

 Create relationships.

 Affect responsibility to each activity.

 Input resources (man-hour, quantity, material, etc.)

 Assign target dates and constraints.

 First run, analyze the result and make necessary corrections.

 Analyze the accuracy of the Critical Path of the Project

 Distribute copies for information and comments few days prior to

 Call a technical-planning meeting to get input or comments.

 Correct and modify all pertinent errors or omissions.

 Issue the master plan with its original accepted Critical Path of the

 Review Critical Path for potential problems (Optimization of Time,

 The project plan must be evaluated, optimized, adjusted to

disciplines (if required).

information of activities in relation with Accounting Coding.

call a meeting to collect feedback.

Project to serve as baseline to monitor.

Constraints, and Total Float & Resources).

consider the scope, the resources, cost and the time until total

satisfaction.

C - TIME

1 - PLANNING - PROJECT MASTER PLAN

Introduction

Everything we do needs a plan, starting from getting-up in the morning,

our daily works, our career and retirement, etc. and so if we want to do it

well and with a minimum of surprise. To do a good work, we need a plan

Writer: Jean Le Kim Hai Page 41 of 94

Chairman Advisor

Basic Project

Management Guideline

and a good one.

A plan becomes more and more complicated as we want to implicate

people, time, material and costs. Interfaces and constraints have to be

considered.

Planning techniques are necessary to handle a complicated project

implicating technology. In the past without planning techniques it took

longer to build projects than nowadays.

Technique and methods like Gantt, critical path method or CPM;

Precedence method, etc. have been invented and introduced to minimize

time and costs.

All these techniques were developed based on the scope of the work, the

logic and constraints to accomplish the work that we put into a Plan.

Programming

Programming is a process leading to the statement of an architectural

problem and the requirements to be met in offering a solution

Planning a project

The first step in project management is to define your project.

1. What is the scope of the work? What activities will make up the

2. What is the project duration? What are the dates when the project

3. What resources are available to the project? Beyond labor, think

4. Who will perform what tasks? Determining your labor resources

5. How much will the project cost? What are the costs per resource?

project and what is their relationship to each other? You’ll also

want to identify the major milestones that will help you monitor the

project’s progress.

will begin and end?

about all the types of resources you will require.

and their available work hours is a key part of building a successful

project. You’ll need to plan for downtime and holidays and

determine the regular workweek for various staffing types.

Are there any hidden project costs?

6. What is the estimated budget? Establishing a project budget

7. The answers to these questions forms the framework of your

estimate in advance helps you monitor possible cost overruns.

project.

Planning a project is to:

 Define goals and objectives, assumptions, and constraints

 Enter and organize the list of tasks to be completed.

 Organize it into milestones, phases, and tasks.

 Structure the project plan using customized work breakdown

 Estimate the duration of each task.

 Estimate people, equipment, and materials (resources)

 Estimate the cost for each main task and the total cost of the plan.

 Assig

Kết quả (Việt) 1:

Sự kiện quan trọng là sự kiện tạm thời hoặc điểm trong thời gian trong dự án mà xác định hoàn thành một phân đoạn quan trọng. Họ là hữu ích nhất là đo hoặc theo dõi điểm để đánh giá sự tiến bộ của dự án. Một số sự kiện quan trọng là các dấu mốc "doanh nghiệp-quan trọng", trong đó họ không chỉ là một cơ chế cho các mục tiêu nhóm tạm thời; họ có đặc biệt ý nghĩa, chẳng hạn như một ngày hợp đồng với một khách hàng. Cá nhân khác nhau có thể xác định số khác nhau của sự kiện quan trọng dựa về vai trò của họ trong dự án. Ví dụ, các nhà tài trợ dự án có thể xác định ba sự kiện quan trọng quan trọng là làm thế nào các chỉ số dự án là tiến bộ, trong khi một nhà lãnh đạo nhóm có thể xác định sự kiện quan trọng tám hoặc trạm kiểm soát trong một giai đoạn cụ thể.Một mốc quan trọng nên được xác định để chỉ hoàn thành mỗi giai đoạn của dự án.Cấp độ 3 và 4 +-hoạt động và nhiệm vụ: mỗi giai đoạn của một dự án bao gồm một số lớn các hoạt động đó sẽ dẫn đến việc đạt được một hoặc nhiều phân phôi. Hoạt động được bao gồm một loạt các nhiệm vụ các thấp nhất mức độ chi tiết có thể thoải mái được quản lý. Thành viên trong nhóm những người sẽ thực hiện các nhiệm vụ nên được tham gia vào hoạt động/nhiệm vụ quá trình lập kế hoạch. Ước lượng thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ nên Dựa trên nỗ lực điển hình làm việc yêu cầu và sau đó có thể được điều chỉnh để phản ánh "thế giới thực" điều kiện. Làm thế nào để tham gia đội trong việc tạo ra WBS Đây là một quá trình nhóm và không nên được thực hiện bởi người quản lý dự án một mình. Kế hoạch để tham gia nhóm dự án để phân tích và phá vỡ các làm việc vào một chuỗi các phân phôi, hoạt động và nhiệm vụ cho đến các chi tiết xác định một dự án quản lý. Dưới đây là một quá trình đề nghị:  quản lý dự án có thể đề xuất những gì cấp cao nhất của WBS  Gọi một cuộc họp nhóm cốt lõi để xem xét đề nghị cấp cao nhất của các nên.WBS và xác định cấp độ tiếp theo của chi tiết. Trong cuộc họp, đồng ý về cấp cao nhất của WBS và động não một danh mục bao gồm tại Cấp độ 2 (ví dụ như phân phôi đó sẽ hiển thị cho mỗi chính Giai đoạn.)  làm việc cộng tác để xác định các cấp độ tiếp theo của chi tiết WBS, bởi  xuất bản dự thảo WBS thành viên trong đội và những người khác để sanity kiểm tra soạn thảo WBS hoạt động và nhiệm vụ vào một bảng hoặc flipchart giấy trên các bức tường, hoặc viết thư phân phôi, hoạt động và nhiệm vụ trên giấy ghi chú và gắn bó chúng với bảng hoặc tường bên dưới phần thích hợp hàng đầu cấp WBS.nội dung không, và xác định các công việc bổ sung. Cuối cùng WBS nên đi vào thông tin tài khoản từ: khác nhóm thành viên  khác dự án quản lý những người đã làm tương tự như công việc trước dự án đánh giá  khác thích hợp nhóm ý kiến chuyên gia mẫu WBS hiện tại  có được thông tin phản hồi và kết hợp nó vào WBS WBS Cập Nhật với các nhóm xem lại và xác định cho dù bạn đã sẵn sàng để tiến hành bước tiếp theo của kế hoạch hóa: việc phân công nguồn lực để những nhiệm vụ trong WBS. Không có tác vụ quên: dự án chậm trễ thường xảy ra do quên nhiệm vụ, thay vì ước tính không chính xác. Đảm bảo bạn có bao gồm các nhiệm vụ cho: lập kế hoạch dự án  phê duyệt chu kỳ dự án quan trọng cuộc họp  quản lý/khách hàng giao diện chất lượng kiểm tra/sửa chữa lỗi đào tạo quản lý kiểm tra lập kế hoạch, thực hiện và phát triển dự án đánh giá và dự án đóng cửaCông việc phân tích cấu trúc (WBS) bắt tất cả các yếu tố của các dự án trong một tổ chức thời trang. Phá vỡ dự án lớn, phức tạp thành nhỏ hơn dự án mảnh cung cấp một khuôn khổ tốt hơn để tổ chức và quản lý dự án hiện tại và tương lai. WBS tạo điều kiện phân bổ nguồn lực, nhiệm vụ chuyển nhượng, đo lường và kiểm soát chi phí dự án và hóa đơn. Các WBS được sử dụng ở đầu của dự án để xác định phạm vi, xác định chi phí trung tâm và là điểm khởi đầu để phát triển dự án kế hoạch/Gantt bảng xếp hạng. 4 - TỔ CHỨC PHÂN TÍCH CẤU TRÚC (OBS) Tổ chức phân tích cấu trúc là một thứ bậc mô hình mô tả các thành lập các nền tảng tổ chức cho dự án lập kế hoạch, tài nguyên quản lý, thời gian và chi phí theo dõi, phân bổ chi phí, doanh thu/lợi nhuận quản lý báo cáo, và làm việc. Cấu trúc phân tích tổ chức Nhóm với nhau các hoạt động dự án tương tự hoặc "làm việc gói" và liên quan them to the organization’s structure. OBS is used to define the responsibilities for project management, cost reporting, billing, and budgeting and project control. The OBS provides an organizational rather than a task-based perspective of the project. The hierarchical structure of the OBS allows the aggregation (rollup) of project information to higher levels. When project responsibilities are defined and work is assigned, the OBS and WBS are connected providing the possibility for powerful analytics to measure project and workforce performance at a very high level (example business unit performance) or down to the details (example user work on a task). To develop an Organization Breakdown Structure (OBS):  Draw of the entire organization as a hierarchy Define all departments and project teams.  Specify functional (where cost for the work the user does is allocated to) and approval (who approves the work the user performs and any leave time approvals) groups for every user. The following is a sample OBS: Main steps to follow to input data using Primavera software for the project master plan preparation. (See annex #....) List of main activities, target, constraints and milestones. Establish calendars to control different types of work and different  Establish a coding system (WBS) to organize, categorize and control  Enter activities in Primavera.  Create relationships. Affect responsibility to each activity. Input resources (man-hour, quantity, material, etc.) Assign target dates and constraints. First run, analyze the result and make necessary corrections. Analyze the accuracy of the Critical Path of the Project Distribute copies for information and comments few days prior to  Call a technical-planning meeting to get input or comments. Correct and modify all pertinent errors or omissions. Issue the master plan with its original accepted Critical Path of the  Review Critical Path for potential problems (Optimization of Time,  The project plan must be evaluated, optimized, adjusted to disciplines (if required).information of activities in relation with Accounting Coding.call a meeting to collect feedback.Project to serve as baseline to monitor.Constraints, and Total Float & Resources).consider the scope, the resources, cost and the time until total satisfaction. C - TIME 1 - PLANNING - PROJECT MASTER PLAN Introduction Everything we do needs a plan, starting from getting-up in the morning, our daily works, our career and retirement, etc. and so if we want to do it well and with a minimum of surprise. To do a good work, we need a plan Writer: Jean Le Kim Hai Page 41 of 94Chairman Advisor Basic Project Management Guidelineand a good one. A plan becomes more and more complicated as we want to implicate people, time, material and costs. Interfaces and constraints have to be considered. Planning techniques are necessary to handle a complicated project implicating technology. In the past without planning techniques it took longer to build projects than nowadays. Technique and methods like Gantt, critical path method or CPM; Precedence method, etc. have been invented and introduced to minimize time and costs.All these techniques were developed based on the scope of the work, the logic and constraints to accomplish the work that we put into a Plan.Programming Programming is a process leading to the statement of an architectural problem and the requirements to be met in offering a solutionPlanning a project The first step in project management is to define your project.1. What is the scope of the work? What activities will make up the 2. What is the project duration? What are the dates when the project 3. What resources are available to the project? Beyond labor, think 4. Who will perform what tasks? Determining your labor resources 5. How much will the project cost? What are the costs per resource? project and what is their relationship to each other? You’ll also want to identify the major milestones that will help you monitor the project’s progress.will begin and end? about all the types of resources you will require. and their available work hours is a key part of building a successful project. You’ll need to plan for downtime and holidays and determine the regular workweek for various staffing types. Are there any hidden project costs? 6. What is the estimated budget? Establishing a project budget 7. The answers to these questions forms the framework of your estimate in advance helps you monitor possible cost overruns. project.Planning a project is to:  Define goals and objectives, assumptions, and constraints  Enter and organize the list of tasks to be completed. Organize it into milestones, phases, and tasks. Structure the project plan using customized work breakdown  Estimate the duration of each task. Estimate people, equipment, and materials (resources) Estimate the cost for each main task and the total cost of the plan.  Assig