B8. Other duties of the reception d

B8. Other duties of the reception department
The chapter is divided into three main sections. The first section examines the general responsibilities of the reception department for the maintenance of resident guest records. The second part describes how the information concerning resident guests is communicated to other section or departments of the hotel. The last section deals with the duties of the reception department in selling the hotel facilities and explains the knowledge and skills that reception staff should possess when promoting sales.

Maintaining resident guest records
Amendments to resident guest records
A resident guest’s records may need to be amended during their stay, such as when there are changes in:
Room type or number
Departure rate
Room rates
Number of guests (e.g. when a businessman may be joined by his wife)

Situation 1. Two guests, Mr. and Mrs. Law, are staying in a deluxe twin room on room-only terms. They intend to stay in the hotel for three days. However, Mrs. Law has to leave earlier than planned.
Action. The reception department has to amend the departure date and number of guests on the registration form; the in-house list has to be changed; and the cashier must be notified so that Mr. Law is charged at a single occupancy rate after the departure of his wife.

Situation 2. Mr. Law wants to change to a single room on bed and breakfast terms after his wife’s departure.
Action. The reception department has to assign a new room and issue a new key. As a result, the room number should be changed on both the registration form and the in-house list. Other sections or departments also have to be notified of the change, e.g. the cashier (Mr. Law’s account is transferred to the new room number and the room rate is altered), the housekeeper (Mr. Law may require assistance with packing), the porters (Mr. Law’s baggage will need to be moved to the new room), the telephone section (calls must be connected correctly), and mail and information desk (a new key will be issued and mail and messages must be sent to the new room).

Up-to-date resident information is essential because it:
Provides an accurate and speedy service for guests during their stay (i.e. in handling mail, messages or telephone calls)
Ensures that guest bills are accurately and continuously updated
Allows other departments to plan their operations based on the actual guest movements (e.g. the food and beverage department

Maintenance of registration records. When a guest checks into a hotel, it is advisable for the proprietor to record their personal particulars and details on a registration from. These registration details are kept by the department until the guest departs.

Communication with other front office sections and departments:
Front office reports prepared by the reception department:
The most common reports prepared by the reception department are the in-house list, walk in and extra arrivals, guest amendments, departure list and checked-out list.
The in-house list. Show all the guests currently residing in the hotel.
Current walk-ins and extra arrivals. Showing all unexpected arrivals (walk-ins) and extra arrivals (guests who have telephoned earlier today to make their bookings) on that date.
Guest amendments show any changes to a resident guest’s details on that date
The departure list shows current expected departures

Kết quả (Việt) 1:

B8. Các nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận
chương được chia thành ba phần chính. Phần đầu tiên kiểm tra trách nhiệm chung của bộ phận tiếp nhận cho việc duy trì hồ sơ cư dân đánh. Phần thứ hai mô tả làm thế nào thông tin liên quan đến cư trú khách được truyền đạt đến các phần khác hoặc các bộ phận của khách sạn. Phần cuối đề với nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận trong việc bán các tiện nghi khách sạn và giải thích các kiến thức và kỹ năng nhân viên nên có khi thúc đẩy bán hàng.

duy trì hồ sơ cư dân đánh
sửa đổi hồ sơ cư dân đánh
hồ sơ của khách cư trú có thể cần phải được sửa đổi trong thời gian của họ, chẳng hạn như khi có những thay đổi trong:
loại phòng hoặc số
Tỷ lệ khởi hành
phòng tỷ giá
số lượng khách (ví dụ như khi một doanh nhân có thể được tham gia của vợ ông)

tình hình 1. 2 khách, ông và bà luật, đang ở trong một căn phòng sang trọng đôi về các điều khoản chỉ có phòng. Họ có ý định ở lại khách sạn trong ba ngày. Tuy nhiên, bà luật đã để lại sớm hơn dự kiến.
hành động. Bộ phận tiếp nhận có sửa đổi ngày khởi hành và số lượng du khách trên mẫu đăng ký; danh sách nhà đã phải được thay đổi; và thủ quỹ phải được thông báo do đó ông luật phải trả tại một tỷ lệ duy nhất cư sau sự ra đi của vợ ông.

tình hình 2. Pháp luật ông muốn thay đổi đến một phòng đơn trên giường và bữa sáng điều khoản sau khi vợ ông khởi hành.
hành động. Bộ phận tiếp nhận có để chỉ định một phòng mới và phát hành một khoá mới. Kết quả là, số phòng nên được thay đổi vào mẫu đăng ký và danh sách trong nhà. Phần hoặc các phòng ban khác cũng phải được thông báo về sự thay đổi, ví dụ như thu ngân (ông luật tài khoản chuyển sang số phòng mới và giá phòng được thay đổi), quản gia (ông. Pháp luật có thể cần trợ giúp với bao bì), khuân vác (Giữ hành pháp luật của ông sẽ cần phải được chuyển đến phòng mới), điện thoại phần (cuộc gọi phải được kết nối chính xác), và thư và thông tin bàn (khóa mới sẽ được phát hành và thư và thư phải được gửi đến phòng mới).

Up-to-date thông tin cư dân là điều cần thiết vì nó:
Cung cấp một dịch vụ nhanh chóng và chính xác cho khách trong suốt thời gian của họ (nghĩa là trong việc xử lý thư, tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại)
đảm bảo rằng hóa đơn đánh được chính xác và liên tục Cập Nhật
cho phép các khoa khác để lên kế hoạch hoạt động của họ dựa vào các phong trào thực tế đánh (ví dụ như thực phẩm và đồ uống vùng

duy trì hồ sơ đăng ký. Khi một khách kiểm tra vào một khách sạn, đó là khuyến khích cho các chủ sở hữu để ghi lại của cá nhân cụ thể và chi tiết về một đăng ký từ. Các chi tiết đăng ký được lưu giữ bởi các bộ phận cho đến khi khách khởi hành.

giao tiếp với các văn phòng mặt trận phần khác và các bộ phận:
trước văn phòng báo cáo chuẩn bị của bộ tiếp nhận:
Các báo cáo phổ biến nhất của bộ tiếp nhận là danh sách nhà, đi bộ trong và phụ đến, đánh sửa đổi, danh sách khởi hành và kiểm tra ra danh sách.
danh sách trong nhà. Hiển thị tất cả các khách hàng hiện đang cư trú ở khách sạn.
hiện tại walk-ins và phụ đến. Đang hiển thị tất cả các bất ngờ đến (walk-ins) và phụ đến (khách người đã gọi điện cho trước ngày hôm nay để thực hiện đặt phòng của họ) vào ngày đó.
Sửa đổi đánh Hiển thị bất kỳ thay đổi nào để thông tin chi tiết của khách cư trú vào ngày đó
danh sách khởi hành cho thấy hiện tại khởi hành dự kiến