Hi All,Following on from Aftab’s ea

Hi All,

Following on from Aftab’s earlier emails I need to make a number of comments around funding and year end processes as well. Sorry in advance for the long email.

Cash Balances – Country Accounts and Partner Accounts.
These need to be minimised for year end. Please ensure that the only funds your partners carry into the new year are essential for that week or so before you receive your first tranche of funds in January and can pass them on. January’s funds can be expected in either the week commencing Jan 4th or 11th depending on your needs and will be based on your budgeted requirements for January.
Similarly, your own Bank balances need to be managed properly over the next 5 weeks to ensure the best year end position possible. This starts with a well-considered cash forecast for December. Your December TT confirmation is to exclude any uncertain activities that can otherwise be noted as contingent and we will reserve funds for prompt transfer if they are to go ahead. I repeat – do not include funding for any activities where there is a material level of uncertainty. We will send funds a second time in December if these activities do go ahead.
When calculating your funds needs for December make sure you fairly assess your November closing of Bank and Partner Advances as these have the most impact on a correct funding request.

Year End Accounts
You have all provided an updated forecast for the full year and this has formed the basis for a number of decisions here in Sydney. If anything material changes from here to the end of the year we need to be aware of it. Keep in mind that the following are NOT eligible for inclusion as expenditure in the current year:
• Upfront payments (full or partial) for Medical Equipment
• Deposits on Motor Vehicles
• Advances to Partners
• Prepayments for Training or similar
• Activities not undertaken/completed
Only items (equipment, vehicles etc.) that have been procured and commissioned and activities for which substantiated proof of completion can be acquitted in the final accounts. It has already been pointed out that during our HO audit it is reasonable to expect requests from country to substantiate material expenditures. Material may be defined as specific activities or proportionately significant components of a project in these latter months. Obviously this will not be an issue if due process has been followed.
It is anticipated that many of you will have to make some accruals at the end of the year, and we will be questioning you if this is not the case. Any activities that you know have been undertaken in December (fully or partially) and have not been formally reported to you by your partners need to be accrued into the December results (please apply some common sense materiality to this). You do NOT need documentation from a partner to make an accrual. Something from your programs team (an email is sufficient) indicating what has happened is sufficient. The value of the accrual can be conservative, our rule is to accrue 80% of the expected cost. If you have any concerns please take them up with Claire as early as possible.
Also, if you see any issues with completing the year end provisions for Employee entitlements (Leave, Gratuity, Pension etc.) come back to Claire by Wednesday 9th December.

November Accounts
Supporting Aftab’s email, it is expected that all outstanding adjustments from Balance Sheet reconciliations and other identified adjustments are made in the November results. If this is considered problematic please come back to Aftab immediately. December’s accounts need to be as clean as possible so all clean-up is to be done now.

If any of this is not clear to you please come back to one of us promptly for clarification. I do not want any misunderstandings and more importantly any avoidable errors.

Kết quả (Việt) 1:

Chào mọi ngườiSau ngày từ Aftab của trước đó email tôi cần phải thực hiện một số ý kiến xung quanh thành phố tài trợ và năm kết thúc quá trình là tốt. Xin lỗi trước cho email dài.Tiền mặt tiền nợ-quốc gia tài khoản và tài khoản đối tác. Những cần phải được giảm thiểu cho cuối năm. Xin vui lòng đảm bảo rằng các khoản tiền duy nhất của bạn đối tác thực hiện vào năm mới là rất cần thiết cho rằng tuần hoặc lâu hơn trước khi bạn nhận được của bạn đợt đầu tiên của quỹ vào tháng Giêng và có thể vượt qua họ trên. Ngày của quỹ có thể được dự kiến trong tuần bắt đầu từ 04 tháng 1 hoặc 11 tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và sẽ được dựa trên yêu cầu ngân sách của bạn cho tháng một.Tương tự như vậy, số dư ngân hàng của riêng bạn cần phải được quản lý đúng cách trong 5 tuần tiếp theo để đảm bảo tốt nhất năm kết thúc vị trí có thể. Điều này bắt đầu với một tiền mặt cũng được coi là thời cho tháng mười hai. Xác nhận ngày TT của bạn là để loại trừ bất kỳ hoạt động không chắc chắn nếu không có thể được ghi nhận là đội ngũ và chúng tôi sẽ giữ tiền để nhanh chóng chuyển nếu họ phải đi trước. Tôi lặp lại-không bao gồm tài trợ cho các hoạt động bất kỳ nơi có một mức độ vật chất của sự không chắc chắn. Chúng tôi sẽ gửi tiền một lần thứ hai trong tháng mười hai nếu các hoạt động đi trước.Khi tính toán nhu cầu tiền của bạn cho tháng mười hai chắc chắn rằng bạn khá đánh giá của bạn ngày đóng cửa của ngân hàng và đối tác tiến bộ như những có ảnh hưởng nhất trên một tài trợ chính xác yêu cầu.Thiết chế tạo các tài khoản cuối nămBạn có tất cả cung cấp một thời Cập Nhật cho năm đầy đủ và điều này đã hình thành cơ sở cho một số quyết định ở đây tại Sydney. Nếu bất cứ điều gì vật liệu thay đổi từ đây đến cuối năm chúng tôi cần phải được nhận thức của nó. Hãy nhớ rằng sau đây là không đủ điều kiện để được bao gồm như là chi tiêu trong năm hiện tại:• Trả trước các khoản thanh toán (đầy đủ hoặc một phần) cho thiết bị y tế• Tiền gửi trên xe có động cơ• Tiến bộ cho các đối tác• Chi phí trả trước cho đào tạo hoặc tương tự• Hoạt động không thực hiện/hoàn thànhMặt hàng duy nhất (thiết bị, xe vv) mà đã được mua và đưa vào hoạt động và các hoạt động mà chứng minh bằng chứng về hoàn thành có thể được tha bổng trong các tài khoản cuối cùng. Nó đã có được đã chỉ ra rằng trong khi chúng tôi kiểm toán HO nó là hợp lý để mong đợi yêu cầu từ quốc gia để chứng minh tài liệu chi phí. Vật liệu có thể được định nghĩa là hoạt động cụ thể hoặc các thành phần tương ứng quan trọng của một dự án trong những tháng sau đó. Rõ ràng là điều này sẽ không là một vấn đề nếu do quá trình đã được theo sau.Nó được dự đoán rằng nhiều người trong số bạn sẽ phải thực hiện một số tích lũy ở phần cuối của năm, và chúng tôi sẽ hỏi bạn nếu đây không phải là trường hợp. Bất cứ hoạt động nào bạn biết đã được thực hiện trong tháng mười hai (hoàn toàn hoặc một phần) và đã không được chính thức thông báo cho bạn bởi đối tác của bạn phải được tích luỹ vào kết quả ngày (xin vui lòng áp dụng một số vật chất thông thường này). Bạn không cần tài liệu từ một đối tác để thực hiện một accrual. Một cái gì đó từ nhóm chương trình của bạn (email là đủ) chỉ ra những gì đã xảy ra là đủ. Giá trị của accrual có thể được bảo thủ, quy tắc của chúng tôi là để tích lũy 80% chi phí dự kiến. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc xin vui lòng đưa họ với Claire càng sớm càng tốt.Ngoài ra, nếu bạn thấy bất kỳ vấn đề với hoàn thành quy định cuối năm cho nhân viên quyền lợi (để lại, Gratuity, Pension vv) trở lại Claire bởi thứ tư 9 tháng 12.Tháng mười một tài khoảnHỗ trợ thư điện tử của Aftab, nó dự kiến rằng tất cả điều chỉnh nổi bật từ bảng cân đối reconciliations và các điều chỉnh khác được xác định được thực hiện trong các kết quả ngày. Nếu điều này được coi là có vấn đề xin vui lòng trở lại Aftab ngay lập tức. Tài khoản của ngày cần phải sạch nhất có thể để tất cả các sạch-up là phải làm bây giờ.Nếu bất kỳ của điều này không rõ ràng đối với bạn hãy trở lại để một trong chúng tôi nhanh chóng để làm rõ thêm. Tôi không muốn bất kỳ hiểu lầm và quan trọng hơn bất kỳ tránh lỗi.

Kết quả (Việt) 2:

Hi All, Sau ngày từ các email trước Aftab của tôi cần phải thực hiện một số ý kiến xung quanh các quy trình tài trợ và cuối năm là tốt. . Xin lỗi trước cho các email dài dư tiền mặt -. Tài khoản Quốc gia và Accounts Partner Những cần phải được giảm thiểu cho đến cuối năm. Hãy đảm bảo rằng các quỹ chỉ có các đối tác của bạn mang theo vào năm mới là rất cần thiết cho tuần đó hoặc vì vậy trước khi bạn nhận đợt đầu tiên của quỹ trong tháng Giêng và có thể vượt qua chúng trên. Quỹ vào tháng Giêng có thể được dự kiến trong hai tuần bắt 04 Tháng 1 hoặc 11 tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và sẽ được dựa trên các yêu cầu ngân sách của bạn cho tháng Giêng. Tương tự như vậy, số dư ngân hàng của bạn cần được quản lý đúng cách trong 5 tuần tiếp theo để đảm bảo tốt nhất năm vị trí cuối cùng có thể. Điều này bắt đầu với một dự báo tiền mặt cũng xem xét cho tháng mười hai. Bạn xác nhận Tháng Mười Hai TT là để loại trừ bất kỳ các hoạt động không chắc chắn rằng nếu không có thể được ghi nhận như là ngũ và chúng tôi sẽ dành quỹ để chuyển nhanh chóng nếu họ đang đi phía trước. Tôi lặp lại - không bao gồm kinh phí cho các hoạt động, nơi có một mức độ vật chất của sự không chắc chắn. Chúng tôi sẽ gửi tiền một lần thứ hai vào tháng nếu những hoạt động này đi trước. Khi tính toán quỹ của bạn cần cho tháng mười hai chắc chắn rằng bạn khá đánh giá Tháng Mười Một đóng cửa của Ngân hàng và các đối tác tiến bộ như những điều đó có ảnh hưởng nhất trên một yêu cầu tài trợ đúng. Năm End Tài khoản bạn đã cung cấp tất cả các dự báo cập nhật cho cả năm và điều này đã tạo cơ sở cho một số quyết định ở đây tại Sydney. Nếu bất cứ điều gì thay đổi vật liệu từ đây đến cuối năm chúng ta cần phải nhận thức được nó. Hãy nhớ rằng sau đây là KHÔNG đủ điều kiện để đưa vào như chi tiêu trong năm nay: • thanh toán trả trước (toàn bộ hoặc một phần) cho các thiết bị y tế • Tiền gửi trên phương tiện cơ giới • Tạm ứng cho các đối tác • Trả trước cho đào tạo hoặc tương tự hoạt động • không được thực hiện / hoàn thành Chỉ mục (thiết bị, phương tiện, vv) đã được đấu thầu và đưa và hoạt động mà minh chứng hoàn thành có thể được tuyên bố trắng án trong tài khoản chính thức. Nó đã được chỉ ra rằng trong kiểm toán HO của chúng tôi sẽ hợp lý để mong đợi các yêu cầu từ quốc gia để chứng minh chi phí nguyên liệu. Chất liệu có thể được định nghĩa là các hoạt động cụ thể hoặc các thành phần theo tỷ lệ đáng kể của một dự án trong những tháng sau. Rõ ràng điều này sẽ không là một vấn đề nếu đúng trình tự đã được tuân thủ. Đó là dự đoán rằng, nhiều bạn sẽ phải thực hiện một số phương pháp trích trước vào cuối năm nay, và chúng tôi sẽ đặt câu hỏi bạn nếu đây không phải là trường hợp. Bất kỳ hoạt động mà bạn biết đã được tiến hành trong tháng mười hai (hoàn toàn hoặc một phần) và đã không được chính thức thông báo cho bạn bởi các đối tác của bạn cần phải được cộng dồn vào kết quả tháng mười hai (hãy áp dụng một số ý nghĩa vật chất thông thường với điều này). Bạn không cần tài liệu từ một đối tác để thực hiện một dự thu. Một cái gì đó từ nhóm chương trình của bạn (email là đủ) cho thấy những gì đã xảy ra là đủ. Giá trị của dồn tích có thể được bảo thủ, nguyên tắc của chúng tôi là để tích luỹ 80% chi phí dự kiến. Nếu bạn có bất kỳ mối quan tâm xin vui lòng đưa họ lên với Claire càng sớm càng tốt. Ngoài ra, nếu bạn thấy bất kỳ vấn đề với hoàn tất các điều khoản cuối năm đối với quyền lợi của nhân viên (Để lại, quán thưởng, Pension vv) trở về với Claire thứ Tư 09 Tháng Mười Hai. Tháng mười một khoản hỗ trợ email của Aftab, đó là mong rằng tất cả những điều chỉnh xuất sắc từ đối chiếu cân đối kế toán và điều chỉnh được xác định khác được thực hiện trong các kết quả tháng Mười Một. Nếu điều này được coi là có vấn đề xin vui lòng trở lại Aftab ngay lập tức. Tài khoản tháng mười hai cần phải được làm sạch càng tốt để tất cả sạch-up là phải làm bây giờ. Nếu bất kỳ này là không rõ ràng để bạn vui lòng quay lại để một người trong chúng ta kịp thời để làm rõ. Tôi không muốn bất kỳ sự hiểu lầm và quan trọng hơn bất kỳ lỗi nào tránh được.